社会人になって、結構な月日が経つと
やらなきゃならん仕事も増えてきます。
毎日会議は入るわ
客先から電話やメールは来るわ
部下から頼まれごとはするわ
細かいものから、大きいものまで
そりゃーもうたくさん。
一応、現役SEで、なんちゃって中間管理職なもんで
上から、下から大変です。。。
正直、全部覚えてられないし、
どれをいつまでに行うべきか、何を優先するのかも
分からなくなりがち。
なので、今回は個人的仕事の回し方、タスク管理方法を書いてみます。
何かの参考になればー。
ま、当たり前！ってことも多いですけどね。
目次
タスク管理って何？
タスク管理は簡単に言うと
「今やるべきことを明確にすること」
TODO管理とも言いますね。
日々やらなきゃならないことを、期限を付けてメモしておき
毎日、今日やることを整理することです。
例えば
打合せ(3/1)とか。
資料作成(2/20まで)とか。
管理するものは、何でもいいです。
単純なメモでもいいし、ノートでもいいし、手帳でもいい。
でも、最近は、便利なアプリとかもあると思うし
頻繁に書いたり消したりしたいので
デジタルな方が管理しやすいかもですね。
メモする時には、必ず期限、期日を入れる
タスクをメモする時には、必ず
・期限(いつまでにやる)
・期日(いつやる)
を一緒に書き込みます。
期限書かないと、いつまでにやることなのか
絶対忘れるので。
いつでもいいけどなー、や
まだ日付決まってないんだけど、、、
のタスクも、大体でいいので、日付を決めて期限付にします。
朝、昼、夜など、細かく見直し。タスク完了次第、消す
まず、朝に今日やるべきことを確認。
タスクが終わったら、すぐに消す。
頼まれごとがあれば、すぐに書く。
今日やるタスクを忘れたら、すぐに確認。
やるべきことを必ずタスク表に書いて、
タスク表を中心に仕事を回します。
常にタスクを確認。
仕事終わりには、必ず今日のタスクを空っぽに
もう帰る！今日の仕事終わり！
という時には、必ず今日のタスクを空っぽにして帰ります。
終わってなかったら、明日や違う日に期限を延長してから、帰る。
そのまま残しちゃうと、明日になったら忘れちゃいますから。
延期は、まだ余裕があるなら、バンバンすればいいです。
今日予定していたけど、明日でもいいや！って仕事は
延期してOK！
ただ、必ず、今日のタスクは空っぽに。
これ、絶対。
タスクが無くなりそうなら、未来のタスクを先に処理
期限は来週までだけど、今日ちょっと余裕がある。
そんな時には、未来のタスクを今日期限に変更して
作業しちゃいます。
きっと、来週は違うタスクで埋まっちゃうんで。
出来ることは先に。
なので、１日１回は、未来のタスク(先１週間分ぐらい)を確認してます。
個人の予定も、一緒にタスク登録
これはあくまでも、私のやり方ですが。
個人の予定も一緒にタスク登録します。
例えば、仕事帰りに買い物、とか。
週末のイベントとか。
「このタスク表があれば、やることが全て分かる！」
としておけば、常にタスク表を確認し、行動をタスクベースに出来ると思います。
なので、タスク表は常に持ち歩くか
スマホなどで管理できるものが一番良いです。
ちなみに私のタスク表はRemember The Milk
私はRTM(Remember The Milk)というツールを使っています。
これ、凄く使いやすいです。
PCからもスマホからも利用できて
期限や期日の日付も、入力しやすい。
2/20のような入力だけでなくて
「火曜」とか、「明後日」とかでも、判断して正確な日付を設定してくれます。
他にも便利なショートカットもあるので
入力がとても簡単(あまり使いこなしてはいませんけどｗ)
オススメです。
無料プランと、有料プランがあって
私は有料プラン(年間5,000円ぐらい)を使ってますが
無料でもしっかり使えると思います。
もう、これなしじゃ生きてけない！
ってぐらい、助かってます。
まとめ
私は、タスク管理が出来なかったら
絶対に仕事回せません。
あんなにたくさん色々言われて、覚えてられないですもん。
仕事が、うまく回らない人
作業を忘れちゃう人
タスク管理をしっかり行って
効率良く仕事するのがオススメ！